MAKALAH Proses Pengolahan Data Menjadi Informasi

 Proses Pengolahan Data Menjadi Informasi

BAB I

PENDAHULUAN 

1.1.        Proses Pengolahan Data Menjadi Informasi

Pengolahan data statistik menjadi suatu informasi meliputi 4 tahap yaitu:

Ø  Pengumpulan data

Ø  Pengolahan data

Ø  Analisis data

1.2.        Bagian Proses Pengolahan Data

BAB II

PENGUMPULAN DATA

1.    Identifikasi Kebutuhan dan Data Informasi

1. Identifikasi Kebutuhan Informasi

Sebelum pengumpulan data,  kata perlu melakukan identifikasi kebutuhan informasi. Data yang dikumpulkan khususnya yang bersumber  dari laporan rutin, tetapi tidak semuanya dianalisa dan dimanfaatkan oleh karena itu daya yang kita kumpulkan harus sesuai dengan informasi yang dibutuhkan oleh para manajer atau pengambil keputusan 

Identifikasi mengenai informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cara sebagai berikut.

2.1. Interview

Interview adalah

Ø  Tanya jawab dengan seseorang yang diperlukan untuk dimintai keterangan atau pendapat mengenai suatu hal untuk dimuat dalam surat kabar, disiarkan  melalui radio, ditayangkan pada layar TV

Ø  Tanya jawab direksi (kepala humans) perusahaan dengan pelamar pekerjaan

Ø  Tanya jawab peneliti dengan nama sumber

2.2. Kuesioner (angket)

 Kuesioner (angket) adalah

Ø  Daftar pertanyaan tertulis mengenai masalah tertentu dengan ruang untuk jawaban bagi setiap pertanyaan

Ø  Suatu tehnik pengumpulan informasi yang memungkinkan analisis mempelajari sikap-sikap keyakinan, perilaku dan karakteristik beberapa orang terutama di dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau oleh sistem yang sudah ada

Ø  Hak pemeriksaan saksi di persidangan perkara, perdata baik yang diajukan oleh penggugat maupun oleh tergugat

2.3. Eksperimen

 Eksperimen adalah

Ø  Percobaan yang bersistem dan berencana untuk membuktikan kebenaran

Ø  Suatu hasil percobaan yang dilakukan

2.4. Registrasi (catatan)

 Registrasi (catatan) adalah

Ø  Daftar kembali

Ø  Pendapatan (di registrasi), bagian sedang sibuk menerima pendaftaran ulang para mahasiswa

Ø  Suatu urutan prosedur administrasi yang wajib dijalani

Ø  Tujuan:

Untuk memenuhi dan melengkapi seluruh persyaratan akademik.

Dasar pembuatan laporan pada setiap unit kerja dibuat buku registrasi yang berisi catatan tentang kegiatan pelayanan yang telah dilakukan oleh unit kerja.

                        Beberapa registrasi yang dikenal di dalam R.S adalah:

·         Register pelayanan kamar bersalin

·         Register pendaftaran pasien rawat jalan

·         Register pendaftaran pasien rawat inap

·         Register pelayanan pasien rawat jalan (setiap klinik)

·         Register pelayanan pasien rawat inap (setiap bangsal)

·         Register pendaftaran radiologi

·         Register pendaftaran laboratorium

·         Register pendaftaran kamar beda

·         Register kunjungan

·         Register KIA

·         Register Filariasil

·         Register Posyandu

·         Dan lain-lain

2.5. Dokumentasi

 Dokumentasi adalah

Ø  Pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan

Ø  Pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, gunting koran, dan bahan referensi lain)

BAB III

PENGOLAHAN DATA

3.1. Manual

Manual adalah Buku penunjuk praktisi tentang suatu jenis pekerjaan atau tentang cara kerja suatu alat untuk paranti tertentu

3.2. Elektronika

Elektronika adalah Alat yang digunakan berdasarkan prinsip elektronika, hal atau benda yang menggunakan alat, yang dibentuk atau bekerja atas dasar elektronika.

v  Manual

Cara pengolahan data secara manual atau memakai sistem komputerisasi namun apabila R.S. belum mampu menyediakan komputer yang cukup sehingga pengolahan data dilakukan secara manual, lebih tepat menggunakan alternatif pengolahan data terdistribusi, (distribusi data processing)

Terdistribusi (distribusi data processing), pada dasarnya mengolah data yang masih mentah menjadi data yang sudah tepekap dan terangkum yang untuk selanjutnya di proses lebih lanjut menghasilkan berbagai indikator yang dapat dijadikan informasi bagi para manajer.

Dalam pengolahan data dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

Ø  Editing

Ø  Pengelompokan

Ø  Pengkodean

Ø  Pemindahan data ke dalam suatu media yang dapat dilakukan baik secara manual maupun elektronik

v  Elektronik

Ada 2 alternatif pengolahan data untuk manajemen R.S.

Ø  Terpusat (centralized data processing) seluruh data kegiatan pelayan R.S. dari masing-masing unit kerja di kirimkan ke pusat pengolahan data R.S. dan hasil pengolahan datanya didistribusikan kepada pihak-pihak yang memerlukan

Ø  Tujuan pengolahan data adalah untuk mengubah data yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang dibutuhkan untuk tujuan tertentu.

Sumber data terbagi atas 4 yaitu:

Ø  Kartu individu

Kartu individu ada 14 kartu yang dapat dimanfaatkan diantaranya:

·         Kartu rawat jalan

·         Kartu ibu

·         Kartu anak

·         Kartu penderita TB.

Ø  Register

Ø  Laporan bulanan dan tahunan

Ø  Laporan khusus

  

BAB IV

ANALISIS DATA

4.1. Deskriptif

Deskriptif adalah  

Ø  Bersifat menggambar apa adanya : prosa dirasa lebih segar dapat prosa yang menggambarkan hal yang aneh

Ø  Memaparkan apa adanya (sesuai bentuk atau kenyataan yang ada)

4.2. Anality

 Anality adalah

Ø  Kesimpulan yang didasarkan pada pandangan

Analisis data disajikan dalam bentuk analisis deskriptif analitik analisis data secara deskriptif masih menggambarkan keadaan apa adanya, belum memberikan gambaran makna dari pada keadaan tersebut.

Analisis deskriptif dapat bersifat kuantitatif maupun kualitatif. Deskriptif kuantitatif menggambarkan suatu keadaan dalam bentuk angka mutlak sedangkan deskriptif kualitatif menggambarkan keadaan dalam ukuran dasar mim ratia, rate, dan prosentase

BAB V

PENYAJIAN DATA   

5.1. Pengertian Penyajian Data  

Pemaparan suatu data hasil kegiatan organisasi data hasil penelitian yang disusun secara sistematis, sehingga memungkinkan untuk mudah dipahami dan dianalisis serta ditarik suatu kesimpulan dari suatu kegiatan  

5.2. Kegunaan

Dapat memperoleh gambaran terhadap suatu kegiatan, melakukan perbandingan, peramainan serta analisis.

Secara umum data dapat disajikan dalam 3 bentuk yaitu

5.1.1. Narasi

Narasi adalah:

Ø  Pengisahah suatu cerita atau kejadian

Ø  Sas. Cerita atau deskripsi suatu kejadian atau peristiwa, kisahan

Ø  Tema suatu karya seni (menyajikan sebuah kejadian yang disusun berdasarkan urutan waktu

Ø  Menjelaskan prosedur, hasil-hasil maupun kesimpulan tekstur yang disajikan dalam bentuk narasi/cerita/teks, dengan cara data tidak bervariasi sulit untuk dimengerti.

5.1.2. Tabel atau Tabular

Tabel atau tabular adalah

Berisi ikhtisar sejumlah (besar) data informasi, biasanya berupa kata-kata dan bilangan yang tersusun secara maristem, urut ke bawah di lajur dan deret tertentu dengan garis pembatas sehingga dapat dengan mudah dimasuki

v  Ciri-ciri

Ø  Metode berbentuk baris kolom

Ø  Menunjuk frekuensi kejadian dalam kategori

Ø  Berbeda

Ø  Hampir semua data kuantitatif mampu diserap

Ø  Bentuk persiapan grafik

v  Pembuatan

Ø  Judul jelas, menjawab apa, kapan dan dimana

Ø  Barisan dan kolom diberi label satuan ukuran disajikan kolom terpisah dengan garis vertikal

Ø  Jumlah pada baris dan ataupun kolom dicantumkan

Ø  Kode, singkatan atau lambang dijelaskan rinci

 

5.1.3.  Diagram

Diagram adalah

Lukisan pasang surut suatu keadaan dengan garis atau gambar (T.T turun naiknya, hasil, statistik dan sebagainya).

Disajikan tanpa harus mempelajari secara rinci

Contoh:

Ø  Histogram

Ø  Grafik garis

Ø  Grafik batang

Ø  Pie diagram

Ø  Pictogram (grafik gambar)

v  Ciri-ciri

Ø  Metode untuk data kuantitatif dengan sistem koordinat

Ø  Terdiri dari 2 garis berpotongan tegak lurus

Ø  Setiap sumbu mempunyai skala ukuran dan label penunjuk

Ø  Sumbu x metode klasifikasi (waktu, umur)

Ø  Sumbu y frekuensi kejadian

v  Jenis-Jenis Grafik

Ø  Grafik untuk data kategori

·         Bar

·         Lingkaran / pie

·         Pareto

Ø  Grafik untuk data numerik

·         Histogram

·         Poligon

·         Ogive

·         Garis / line

·         Diagram lebar / scatter

Adapun cara pembuatan penyajian data secara grafik adalah:

1.    Harus lengkap, sehingga dapat menerangkan sendiri

2.    Sederhana, sedikit garis dan simbol

3.    Beri keterangan, bila garis banyak

4.    Judul atas / bawah grafik, perlu konsisten

5.    Frekuensi untuk skala vertical, klasifikasi pada skala horizontal

6.    Peningkatan skala jelas, skala vertikal dimulai dengan 0

7.    Jarak sama unit numerik sama

BAB VI

INFORMASI

A.   Sumber Data dan Informasi

Setelah informasi yang dibutuhkan teridentifikasi selanjutnya ditetapkan unit mana yang menjadi sumber data.

Istilah data dan informasi sering dipakai secara bergantian dalam keadaan sehari-hari, sehingga makna yang berbeda diantara kedudukannya sering kurang jelas tergambarkan.

Data dapat berupa simbol, angka, kumpulan angka, kode, bahkan kata-kata. Secara singkat dapat diartikan sebagai kumpulan fakta. Pada dasarnya data belum dapat memberikan arti ataupun manfaat dalam menunjang sistem manajemen

Informasi adalah data yang telah dianalisis sedemikian rupa sehingga dapat memberikan makna kepada yang memerlukannya, untuk menunjang proses pengambilan keputusan pada setiap tingkat manajemen

Data yang baik mengandung 4 syarat, yaitu: 

Ø  Akurat, artinya data tersebut harus lengkap dan tepat merekam keadaan tertentu

Ø  Valid, artinya masih berlaku untuk waktu tertentu, tidak kadaluarsa

Ø  Terus-menerus, dalam arti pengumpulannya tidak terputus-putus

Ø  Reliable atau dapat diandalkan atau dapat dipercaya

Keempat persyaratan data di atas harus dipenuhi dalam suatu sistem pencatatan dan pelaporan (Medical Record) sebagai sarana dalam menciptakan informasi, sehingga informasi yang dihasilkan berkualitas baik, sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat.

Informasi terbagi 2 bagian yaitu:

Ø  Informasi Internal

Informasi bersumber dari dalam organisasi

Ø  Informasi Eksternal

Informasi bersumber dari luar organisasi

                 Data yang telah dikumpulkan, diolah, dianalisis, pada dasarnya merupakan informasi yang dapat dipakai untuk sebagai indikator di dalam menilai rumah sakit yang meliputi antara lain:

Ø  Untuk menilai derajat kesehatan

Ø  Untuk menilai tingkat pemanfaatan R.S.

BAB VII

PENUTUP

7.1.  Kesimpulan

               Pelaksanaan pengolahan data dapat dijalankan dengan cara manual, namun dengan makin tingginya beban tugas rumah sakit maka tidak dapat dihindari bahwa komputerisasi merupakan suatu hal yang mutlak, sehingga informasi dapat segera ditampilkan dengan cepat dan bagus.

7.2.  Saran

 Semoga uraian ini dapat bermanfaat dalam pengolahan data sehingga menghasilkan informasi yang berkualitas dan dibutuhkan oleh para penggunanya khususnya para pengambil keputusan dalam bidang kesehatan.

DAFTAR PUSTAKA

KEPUSTKAAN

Bambang, Suartini, DR, Sistem Informasi Kesehatan, Jakarta, 1999

Huffman, Edna K, RRA, Health Information Management, Physician Record, Company, Illinois, 1994

Kusumapraja, Rokiah, SKM, MHA, Identifikasi Kebutuhan Informasi, Jakarta

Pusat Data Kesehatan Depkes RI, Kumpulan Indikator Kesehatan,      Jakarta, 1994

Nainggolan, Sudung, MHSc, Statistik Administrasi Rumah Saki, Jakarta 1994

Nainggalan, Diyardi, Drs, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit,   Jakarta, 1996

Sembiring, E. Firdaus, SKM, MSPH, Penerapan Pendekatan Statistik dalam pengolahan data, Warta Pusdaeks, No. 6 Th II, Jakarta, Desember, 1998, h.2.

DR. Soejadi, DHHSA; Pedoman Penilaian Kinerja Rumah Sakit Umum; Ketiga Bina; 1996

DR. Soejadi, DHHSA; Efesiensi Pengolahan Rumah Sakit : Grafik Barbe Johnson Sebagai Salah SatuIndikator; Katiga Bina; 1996

Mervat Abdelhak, PhD, RRA et al; Health Informasi : Management of A Strategic Source; WB Saunders Company, 1996

School of Public Health, Curtin University of Technology; Study Module Health Record System; 2001

Raymond Mc. Leod Jr; Management Informasi System; Mac Milan Publishing Company; 1993